Achats

Cienapps vous permet de gérer l’ensemble de vos achats, tous fournisseurs confondus, à un seul endroit.

La table des achats

Cette table vous permet de retrouver rapidement vos achats en cours grâce à ses nombreuses options de recherche telles que:

# Achat
#Achat Fournisseur
#Confirmation
Note
Par nom de Fournisseur
Tous les achats faits à partir de Cienapps
Seuls les achats à traiter - toujours en attente de réception
Paramètre d’une période, date donnée
Date de création de l’achat
Date de livraison définie lors de l’achat.

Légende

Un code de couleur vous permet également de voir d’un simple coup d’oeil les achats en retard sur leur date estimée de livraison.

Actions

De cette table, vous pourrez:

Créer un achat
Modifier un achat non confirmé par le fournisseur
Supprimer un achat non confirmé par le fournisseur
Imprimer un bon d’achat
Valider le prochain numéro d’achat

Option supplémentaire dans la table des achats

Il existe également une option de recherche à même les résultats dans la table Achat. Il vous suffit d’appuyer sur l’icône loupe afin de raffiner votre recherche.

Pour créer un achat, deux possibilités s’offrent à vous:

l’achat en juste à temps
l’achat manuel

L’achat manuel

Nous aborderons ici l’achat manuel. Cette méthode vous permet de créer des achats via Cienapps avec n’importe lequel de vos fournisseurs, sans toutefois être rattaché à un projet spécifique.

La fiche achat

Au moment de la création d’un achat, vous devrez d’abord sélectionner votre fournisseur parmi la liste préalablement configurée (notez que vous pouvez toutefois créer un nouveau fournisseur dans cette table, au besoin).

Plusieurs champs sont alors disponibles:

Date - Ce champ se remplira automatiquement à la sauvegarde de l’achat, selon la date courante.
Créé par - Ce champ se remplira automatiquement selon le nom de l’utilisateur.
Fournisseur - Les informations se retrouvant dans l’encadré sont celles préalablement configurées dans la fiche fournisseur. Il est toutefois possible d’ajouter un contact.
#Achat fournisseur et #Confirmation - Bien que Cienapps possède sa propre numérotation de fiche achat, il arrive parfois qu’un fournisseur fournisse également un numéro. Celui-ci peut être inscrit dans ce champ, tout comme le numéro de confirmation.
Note - Champ manuel destiné à rajouter une note. Celle-ci suivra dans Cieblink.
Date de livraison prévue - Selon la configuration des délais de livraison par produits fournisseurs, ce champ s’ajustera automatiquement. Par contre, il est également possible de forcer une date manuellement.
Commentaire pour le fournisseur / Commentaire venant du fournisseur - Il vous est possible d’ajouter des commentaires à l’attention du fournisseur. Ceux-ci seront transférés vers Cieblink en même temps que l’achat. De même, lors de la réponse Cieblink du fournisseur, celui-ci est en mesure de vous laisser des commentaires qui seront retransférés dans votre achat Cienapps.

Une fois ces champs remplis, vous serez en mesure d’ajouter vos produits à acheter.

Vous pouvez y aller par code ou par nom pour les ajouter directement, utiliser l’outil de recherche avec la loupe ou l’outil d’ajout (petit +). Les produits alors affichés dans la table ne seront que ceux du fournisseur sélectionné. De cette table, vous pourrez également voir l'état d’inventaire de chacun des produits, de sorte que vous pourrez rapidement valider vos besoins réels. Notez que les quantités seront à 1 par défaut, sauf si une configuration de produit fournisseur indique autrement, dans le cas d’achat minimum, par exemple.

Plusieurs colonnes d’informations supplémentaires sont disponibles (notez que ces colonnes sont configurables selon vos besoins; il est donc possible d’en changer l’ordre ou la vision de ceux-ci selon la pertinence que vous leur accordez.):

#BT - Numéro du bon de travail sur lequel le produit se trouve, le cas échéant
Statut - État de l’achat entre le fournisseur et vous
Code fournisseur, produit, description, multiplicateur - Informations issues de la fiche produit
Coût - Coût unitaire
Qté - Quantité à acheter
Reçue, à recevoir, annulée - État des quantités liées à l’achat
Date attente - Date de livraison désirée
Livraison prévue - Date de livraison prévue et retournée par le fournisseur
Dimension - Hauteur, Largeur et hauteur du produit, si applicable
Document - Document lié au produit (tel qu’un élément visuel, ex. un plan de comptoir)
Total - Total du coût de la ligne produit

Les différents onglets, quant à eux, vous permettent d’ajouter des suivis au niveau de l’achat, d’y joindre des documents ou d’ajouter des notes générales dans les mémos.