Transfert EDI
- Jean-François Rioux
Ce module permet le transfert de factures aux partenaires RONA, BMR et Castle. Facture par facture, le transfert achemine un document sous un format spécifique et reconnu (EDI).
Cependant, ces fournisseurs - et plus spécifiquement RONA - souhaite obtenir le format provenant d’une tierce partie: Agena 3000.
Le partenaire Agena 3000 reçoit vos factures, les ajuste pour inclure leurs détails spécifiques et les achemine à RONA, BMR et Castle.
Au moment de la rédaction du document, Cienapps n’est pas compatible avec les détaillants autres tels que ‘Home dépôt' ou encore ‘Home Hardware’.
Les fichiers générés sont transférés par un sFTP.
IMPORTANT: Lorsque le module du transfert EDI est activé, il faut faire autoriser l’adresse IP publique de l’utilisateur ‘expéditeur’ auprès d’Agena 3000.
Pour de plus amples détails sur cette fonctionnalité, veuillez contacter votre CP.
Notes additionnelles - Ce que vous devez savoir ($$ et fonctions)
Initialement, le développement de cette fonctionnalité du transfert EDI devait être réalisée conjointement par RONA et Cienapps. Rona était d’accord et le développement a été réalisé en conséquence de cet accord.
Cette perspective devait s’appliquer aussi pour BMR, Castle et compagnie. L’objectif était d'éviter les coûts engendrés par l’intervention d’Agena 3000 qui, en gros, reprend les fichiers de factures et les reformate à sa façon pour les partenaires (avec un coût. Important.).
À la fin du développement, le partenaire Rona a exigé de Cienapps que nous passions par Agena 3000 pour l’acheminement des fichiers de facture, sans aucune explication.
En conséquence, le développement interne considère certains compromis pour s’arrimer à la décision soudaine de Rona.
Cela a aussi un impact sur l’alimentation et la gestion de certains processus de Cienapps.
Module
Le module ‘Transfert EDI’ doit être activé dans la configuration du client.
Permission
La permission ‘Transfert EDI’ permet de réaliser des actions additionnelles et certaines fonctionnalités du EDI ont un comportement différent.
Voici les effets de cette permission dans Cienapps
Gestion des fournisseurs EDI dans la configuration générale, caché autrement.
Gestion du statut d’acheminement des factures EDI dans une fiche facture sinon, visible mais non modifiable.
Gestion des clients (détaillants) ciblées par le transfert EDI sinon, l’information est visible mais non modifiable.
Dans la liste des factures, le filtre du EDI pointe automatiquement sur les cas non acheminés. Le bouton de transfert est en fonction seulement lorsque la permission est octroyée.
Configuration générale
Dans la configuration générale de Cienapps, s’orienter sur l’onglet ‘Transfert EDI'.
Dans la table des détaillants Rona et autres, il faut indiquer le numéro correspondant à celui du client chez RONA et autres détaillants.
Cela permet d’identifier la provenance des factures dans le cadre du EDI. Ces informations sont obligatoires.
Fiche client EDI
Avec une fiche client, il faut cibler le détaillant client impliqué dans la transaction de facturation. ‘RONA’, ‘BMR’ et autres doivent existés comme clients dans Cienapps.
Pour se faire, il faut s’orienter dans une fiche client d’un détaillant spécifique (ex.: ‘RONA’).
La permission de transfert EDI doit avoir été octroyée à l’utilisateur réalisant cette gestion.
S’orienter dans l’onglet ‘Comptabilité’.
Il faut cocher ‘Transfert EDI’.
Pour chacun des partenaires ci-dessous, il faut entrer le # correspondant. C’est obligatoire et essentiel au fonctionnement.
RONA: 204197800
BMR: 4504632440
CASTLE: 9055643307
Fiche client ‘succursale’
Un client ‘succursale’ faisant partit de l’agglomérat du détaillant principal peut être géré dans Cienapps. Cela passe par une configuration spécifique.
Dans une fiche client de type ‘succursale’, il faut s’orienter sur l’onglet ‘Hiérarchie’.
Avec le bouton ‘+' dans l’onglet ‘Parents', chercher le client ‘détaillant’ et le sélectionner.
La case à cocher ‘Facturation automatique du parent’ doit être sélectionnée.
Cette opération doit être réalisée pour tous les clients ‘succursale’ du détaillant.
Transmettre les factures ‘EDI’
L’utilisateur ayant la permission de ‘Transfert EDI’ doit s’orienter dans la liste des factures de Cienapps.
Il doit sélectionner clients et factures qui répondent aux critères EDI pour le transfert.
Critères EDI
Le client de la facture est un détaillant principal EDI (ex.: ‘RONA’).l
La case à cocher ‘Transfert EDI’ est activée.
Le détaillant possède un ‘Receiver ID’ dans la liste officielle de ce document.
Le client de la facture est une succursale d’un détaillant principal (ex.: ‘RONA Alma’).
Dans sa fiche client, son parent est un détaillant principal.
Facture n’ayant pas déjà été envoyée dans le cadre du transfert EDI (voir ci-dessous pour les différents statuts et la maintenance).
Avec la fenêtre de liste des factures, les différentes fonctionnalités permettent d’envoyer les factures.
Légende
A - La recherche peut cibler le détaillant principal ou franchisé pour la suite. La colonne ‘Traiter’ doit être ajoutée et les factures sélectionnées.
B - Le statut permet d’afficher les cas EDI de factures ciblées par le transfert.
C - Le sélecteur de colonne permet de sélectionner la colonne ‘Traiter’ et de l’afficher.
D - Lorsque les factures sont sélectionnées, elles peuvent êtres acheminées. Celles-ci doivent répondre aux critères d’admissibilités.
Changement des statuts d’acheminement
Après l’acheminement des factures EDI au partenaire Agena 3000. Le statut de chacune des factures traitée passe à ‘Transfert EDI complété’.
Afin de pouvoir les transmettre à nouveau, s’il y a lieu, ce statut doit être modifié.