Structuration du nom du document

Owned by maboudagga
Jan 12, 2024
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Dans le cadre de notre processus de gestion de documents, CienApps permet désormais une fonctionnalité automatisée pour générer de manière uniforme les noms de documents.

Cette approche garantit une identification unique en intégrant plusieurs éléments clés.

Activation du Module

Avant de profiter de cette fonctionnalité, veuillez vous assurer d'avoir activé le module de Structuration des Noms de Documents.

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Format du Nom du Document

Le nom de chaque document généré suit la structure suivante :

ID_NomduDocument_Nodefiche_Date

Exemple:

Pour illustrer cette méthode, prenons le cas concret d'un document original intitulé "Spec".

  • Nom du Document Original : Spec

  • Nom du Document Généré : 12345_Spec_3235-1_20231219

Description des Éléments :

  1. ID (Identifiant) : Numéro d'identification unique attribué à chaque document.

  2. NomduDocument (Nom du Document Original) : Nom du document original sans espace ni caractères spéciaux.

  3. Nodefiche (Numéro de Fiche) : Identifiant spécifique à la fiche du document.

  4. Date : Date de création du document au format YYYYMMDD.

Cette approche permet une gestion efficace des documents en garantissant l'unicité des noms et en facilitant leur repérage dans notre système.

2024-01-12_11h51_06.png

Gestion du Renommage de Document avec Maintien de l'ID

Cienapps intègre une fonctionnalité de renommage sécurisé des documents tout en préservant l'identifiant unique (ID) au début du nom.

Processus de Renommage

Lorsque le module "Renommer Document" est activé, le client a la possibilité de renommer un document en préservant l'ID au début du nom. Sinon, un message d'information sera affiché à l'utilisateur, soulignant l'importance de maintenir l'ID au début du nom du document pour éviter toute confusion et duplication de noms.

Correction Automatique

Pour éviter toute confusion ou duplication de noms, si le client ajoute un nouveau nom sans l'ID au début, une correction automatique sera appliquée. Le système ajoutera automatiquement l'ID au début du nom, garantissant ainsi l'unicité et la cohérence dans la gestion des documents.

Cette approche vise à préserver l'identifiant unique tout en offrant la flexibilité du renommage, tout en minimisant les erreurs potentielles liées à la manipulation des noms de documents.